Chuẩn SOP Là Gì? Lợi Ích Khi Dùng Quy Trình Thao Tác Chuẩn SOP

Chuẩn SOP Là Gì? Lợi Ích Khi Dùng Quy Trình Thao Tác Chuẩn SOP

Chuẩn SOP Là Gì
5/5 - (1 bình chọn)

SOP là quy trình thao tác chuẩn được các doanh nghiệp áp dụng trong nhiều lĩnh vực hiện nay. Vậy bạn đã biết SOP là gì hay chưa. Cùng tìm hiểu chuẩn SOP là gì? Lợi ích khi dùng chuẩn SOP trong doanh nghiệp là gì? theo bài viết dưới đây nhé!

Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì? 

Chuẩn SOP là gì
Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì

SOP (Standard Operating Procedure) được hiểu là quy trình thao tác chuẩn. Đó là một hệ thống các quy trình và các bước được thiết kế để hướng dẫn nhân viên và cải thiện hiệu suất của họ.

Nếu làm đúng chuẩn SOP, mọi thứ sẽ trở nên chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn. Sử dụng SOP để đào tạo nhân viên mới giúp tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. Ngoài ra, việc sử dụng SOP sẽ giúp họ làm quen với công việc mới, môi trường mới nhanh hơn.

Đây là một trong những yếu tố được coi là tiên quyết trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp

Lợi ích khi dùng quy trình thao tác chuẩn SOP

Lợi ích khi dùng quy trình thao tác chuẩn SOP
Lợi ích khi dùng quy trình thao tác chuẩn SOP

Quy trình điều hành tiêu chuẩn cho phép các tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của họ và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Một số lợi ích khi dùng quy trình thao tác chuẩn SOP như:

  • Tiết kiệm công sức, thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
  • Xây dựng quy trình giúp công việc được thực hiện một cách thuần thục, chủ động và nhanh chóng hơn
  • Hạn chế lãng phí tài nguyên và các nguồn lực của doanh nghiệp.
  • Đảm bảo chất lượng sản phẩm/ dịch vụ luôn ổn định, cải thiện năng suất bởi công việc được thực hiện theo quy trình SOP luôn được hoàn thành đúng thời hạn và hoàn thành theo một cách giống nhau

Lưu ý: SOP sẽ thất bại nếu nhân viên không tuân theo nó. Cụ thể các nhà quản lý nên trực tiếp giám sát để đảm bảo nó được áp dụng và duy trì đúng cách.

Cách để xây dựng một quy trình thao tác chuẩn SOP

Để xây dựng một quy trình thao tác chuẩn SOP, bạn cần thực hiện đủ các bước dưới đây:

  • Bước 1: Lập danh sách các quy trình công việc
  • Bước 2: Lập kế hoạch cho SOP
  • Bước 3: Trao đổi với nhân viên về quy trình SOP
  • Bước 4: Ghi chú xem xét quá trình
  • Bước 5: Cập nhật SOP thường xuyên

Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau đây khi xây dựng quy trình chuẩn SOP

  1. Tất cả công việc đều phải có SOP
  2. Nội dung công việc cần rõ ràng, dễ hiểu để mọi người dễ tiếp thu và thực hành
  3. Các SOP phải được xem xét, phê duyệt và ban hành bởi những người có thẩm quyền; phải được cập nhật thường xuyên
  4. Nội dung và hình thức có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với công việc của từng bộ phận, phòng ban.

Cách vận hành quy trình chuẩn SOP

Để vận hành quy trình thao tác chuẩn SOP, bạn cần:

Đối với cấp quản lý

Người quản lý là người trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP cho cấp dưới. Vì vậy, người quản lý cần nắm rõ các quy trình công việc, kiểm soát chặt chẽ công việc, kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.

Đồng thời, nhà quản lý cần biết lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên về những vấn đề phát sinh hoặc chưa phù hợp để không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình SOP.

Đối với nhân viên

Nhân viên là đối tượng trực tiếp làm việc và chịu trách nhiệm tuân theo các quy trình SOP tiêu chuẩn dưới sự hướng dẫn của cấp trên. Vì vậy, họ phải có ý thức tự giác hoàn thành tốt công việc được giao, không làm sai nhiệm vụ của mình.

Đồng thời, nhân viên có thể góp ý, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ cũng như giúp công việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nhân viên không phải là người thiết lập quy trình SOP, vì vậy họ không thể tự ý tạo hoặc thay đổi quy trình hiện có. Mọi thay đổi phải xin ý kiến, đề xuất và được sự đồng ý của cấp trên trước khi thực hiện.

Đặc biệt, nhân viên cần lắng nghe ý kiến ​​khách quan của khách hàng để góp ý cải tiến quy trình SOP hiệu quả hơn

SOP trong nhà thuốc là gì? Phân biệt một số định nghĩa SOP phổ biến

SOP trong nhà thuốc
SOP trong nhà thuốc

SOP được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm mục đích trợ giúp quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và đảm bảo chất lượng. Bao gồm:

SOP là gì trong nhà thuốc?

SOP trong nhà thuốc là quy trình thao tác chuẩn được thể hiện dưới dạng văn bản. Qua đó trình bày rõ trình tự, thao tác của bất kỳ hoạt động nào trong nhà thuốc nhằm kiểm soát chặt chẽ quá trình mua bán dược phẩm, chất lượng thuốc.

Bạn có thể tham khảo các quy trình dành cho nhà thuốc như sau:

– Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng;

– Quy trình bán thuốc theo đơn;

– Quy trình bán thuốc không kê đơn;

– Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng;

– Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi;

– Quy trình pha chế thuốc theo đơn;…

Các quy trình tiêu chuẩn này phải được tất cả nhân viên chấp thuận, thu thập ý kiến đóng góp của họ để tạo thành một SOP hoàn chỉnh nhất. Sau đó phải được sự đồng ý của chủ nhà thuốc mới có hiệu lực.

SOP là gì trong sản xuất?

SOP trong sản xuất có thể hiểu là hệ thống nhằm đảm bảo quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ cho khách hàng diễn ra theo quy trình chuẩn, hạn chế sai sót nếu có.

Mặt khác, dần dần người lao động sẽ làm việc theo những chuẩn mực chung và năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt.

SOP là gì trong Logistics?

Logistics trong chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể các công việc liên quan đến hàng hóa bao gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho và bảo quản cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Logistics cũng là một trong những thế mạnh, giúp phát huy lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

SOP trong Logistics là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi phải xây dựng được chiến lược – quy trình hoạt động chuẩn SOP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm kinh phí, thời gian và công một cách hiệu quả.

SOP nhà hàng, khách sạn là gì?

SOP trong ngành khách sạn được hiểu là việc các nhà quản lý áp dụng SOP nhằm tạo ra một quy trình chuẩn riêng cho từng bộ phận trong khách sạn như: lễ tân, nhà hàng, buồng phòng,…

Mục đích hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của mình. làm việc và duy trì chất lượng công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời giúp khách sạn tiết kiệm nguồn lực.

SOP là gì du học?

Ngoài ra SOP cũng là một từ viết tắt của Statement of Purpose – một khái niệm khá dễ nhầm lẫn. Trong trường hợp này, SOP lại không liên quan gì đến quy trình vận hành và hoạt động của doanh nghiệp.

Theo đó SOP (Statement of Purpose) là một bài luận về mục đích học thuật mà bạn phải hoàn thành để nộp đơn xin nhập học vào các trường hoặc xin cấp học bổng.

Qua thông tin bài viết trên, mong rằng giúp bạn hiểu rõ hơn về chuẩn SOP là gìtầm quan trọng của việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP trong doanh nghiệp. Từ đó có thể ứng dụng và vận hành vào doanh nghiệp một cách hiệu quả. Chúc các bạn thành công!

Về tác giả

Thông tin chi tiết

Là CEO - người sáng lập hệ thống nhà thuốc Huy Mai. Hiện cũng đang là cố vấn chuyên môn tại hệ thống Nhà thuốc Huy Mai. Với mục tiêu hướng tới sự phục vụ tận tâm và mang lại niềm tin cho khách hàng, dược sĩ Mai luôn trau dồi kiến thức cũng như lựa chọn những thương hiệu lớn trong và ngoài nước để đáp ứng được nhu cầu về sức khỏe và thị hiếu cho khách hàng.
Khi cần tư vấn để có sự lựa chọn tốt nhất và phù hợp nhất thì dược sĩ Mai luôn sẵn sàng trao đổi và tư vấn nhiệt tình để mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Dược sĩ Phạm Nguyễn Xuân Mai

Là CEO - người sáng lập hệ thống nhà thuốc Huy Mai. Hiện cũng đang là cố vấn chuyên môn tại hệ thống Nhà thuốc Huy Mai. Với mục tiêu hướng tới sự phục vụ tận tâm và mang lại niềm tin cho khách hàng, dược sĩ Mai luôn trau dồi kiến thức cũng như lựa chọn những thương hiệu lớn trong và ngoài nước để đáp ứng được nhu cầu về sức khỏe và thị hiếu cho khách hàng. Khi cần tư vấn để có sự lựa chọn tốt nhất và phù hợp nhất thì dược sĩ Mai luôn sẵn sàng trao đổi và tư vấn nhiệt tình để mang đến sự hài lòng cho khách hàng.

Xem bài viết cùng tác giả

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ không được công bố. Điền vào các trường bắt buộc để bình luận cùng Huy Mai nha.

rong